Предупрежден - значит вооружен или Кому рассказать об офисном переезде

В суматохе офисного переезда, когда приходится думать о тысяче разных дел, многие забывают об одном очень важном моменте – предупреждении. То, что сообщать нужно о том, когда именно вы собираетесь менять адрес и в каком месте планируете работать в дальнейшем, понятно. А вот кому об этом рассказывать?.

В первую очередь, сотрудникам.

Да, да, вы не ослышались. Именно ваши подчиненные, а не клиенты должны заранее услышать об офисном переезде. Ведь они ходят на работу каждый день, а значит, имеют право знать об изменениях в своей жизни.

Вы должны понимать, что ваше желание (или необходимость) сменить адрес серьезно скажутся на распорядке дня каждого вашего сотрудника. И особенно, если вы уезжаете на другой конец города. Людям понадобится время, чтобы подумать о предстоящих переменах. Кто-то примет решение вставать на несколько часов раньше, чтобы отвезти ребенка в садик. Другие, наоборот, обрадуются, что новый офис будет рядом с их домом. Ну а третьи, вполне вероятно, захотят перейти в другую фирму (чтобы добираться было удобнее).

Именно поэтому предупреждать персонал следует за несколько недель, а лучше за месяц. Вам же это и будет на руку! Чем раньше вы узнаете о желающих уйти, тем больше у вас будет времени на поиск новых ответственных работников.

Следующие, кому следует сообщить о предстоящем переезде – клиенты.

Прежде всего, сказать о смене адреса нужно заказчикам, с которыми вы работаете сейчас. К сожалению, не один раз были случаи, когда сотрудники забывали это сделать. В результате выгодная сделка срывалась только из-за того, что представители фирмы ждали человека в новом офисе, а тот в это время стоял под дверью старого.

Чтобы не допустить таких ситуаций, предупреждать клиентов следует заранее. Лучше – за неделю, но, если не получается, то хотя бы за несколько дней до переезда.

Сообщить о смене адреса следует не только нынешним, но и бывшим заказчикам. Вполне вероятно, что кто-то из них в дальнейшем захочет продолжить с вами сотрудничество, а сделать это, не зная вашего нового местоположения, будет проблематично.

И, конечно же, предупредить нужно постоянных клиентов, с которыми в данный момент вы не работаете. Уж они-то практически наверняка обратятся к вам в ближайшее время.

О переезде должны знать и ваши партнеры по бизнесу. Было бы неприятно, если бы выгодное предложение прошло мимо вас из-за собственной же забывчивости.

Также сказать нужно и работникам обсуживающих компаний. Речь идет о фирмах, доставляющих вам воду, прочищающих кондиционер, проводящих уборку помещений и т.п.. Если вы не хотите поддерживать с перечисленными организациями отношения в дальнейшем, сообщите им об этом за несколько дней до переезда. Если же вы рассчитываете, что услуги будут так же предоставлять, но по новому адресу, стоит сделать контрольный звонок примерно за неделю до дня Х. Пусть офис-менеджер внесет необходимые изменения в ваш договор об услугах. Тогда работники обсуживающих компаний приедут туда, куда надо.

И, конечно же, о переезде должны знать ваши соседи. Мы имеем в виду организации, находящиеся неподалеку от вашего уже почти бывшего местоположения. Вполне вероятно, что потенциальный клиент, увидев закрытый офис, зайдем в ближайшую дверь и спросит ваш новый адрес . Поэтому желательно, чтобы работающие поблизости компании были в курсе того, где вы теперь обитаете.

Отдельно остановимся на способах, которые вы можете использовать для того, чтобы проинформировать заказчиков, работников обслуживающих фирм и т.п.

Чаще всего используется, конечно, телефон. Секретарь обзванивает бывших клиентов, а также всех, кому нужно сообщить о переезде. Однако это довольно долгий процесс. Со многими приходится связываться через менеджеров, другие и вовсе берут трубку с третьего раза. Поэтому сегодня более популярными способами считаются рассылки. Согласитесь, намного проще написать смс или письмо один раз и отправить по всем адресам, имеющимся в записной книжке, чем тратить время на разговор с каждым человеком. Однако именно личное общение вызывает положительные эмоции. Поэтому самым выгодным заказчикам и постоянным клиентам мы бы рекомендовали вам именно звонить.

О переезде также можно сообщить на сайте компании. Лучше использовать для этого главную страницу, чтобы все, кто заходил по вашему адресу, сразу узнавали об изменениях.

И, конечно же, стоит оставить записку на двери старого офиса. Это поможет даже в том случае, если вы забыли позвонить клиентам, которые находятся в работе сейчас. Увидев бумажку с указанием нового местоположения, они отправятся туда, и сделка пройдет, как и было запланировано.

В зависимости от способа сообщения, вы должны предоставить следующую информацию:

- дату переезда;

-новый адрес;

-схема проезда к новому месту.